Index de l’égalité professionnelle femmes hommes : 42 questions, 42 réponses

30/03/2021

Nous vous proposons un questions-réponses sur la mise en oeuvre de l’index de l’égalité professionnelle rédigé à la suite d’un webinaire organisé le 16 mars par le département social des Editions Législatives.

Après nos articles sur les derniers résultats obtenus par les entreprises sur l’index de l’égalité professionnelle entre femmes et hommes, celui sur les nouveautés apportées par le décret publié le 11 mars 2021 et enfin celui sur le rôle que le CSE peut se donner à propos de l’index et de l’égalité, nous vous proposons un article sur la mise en oeuvre de cet index, rédigé à la suite d’un webinaire tenu par la rédaction sociale des Editions Législatives (groupe Lefebvre Sarrut), éditeur d’actuEL-CSE, webinaire lors duquel de nombreuses questions pratiques ont été posées par les entreprises. 

Publication des indicateurs

1. Le décret du 10 mars 2021 vise une publication du score et des niveaux de résultat de chaque indicateur d’ici le 1er mai/1er juin pour l’index 2021 calculé sur une période s’achevant au 31.12.2020. Quid des entreprises qui ont choisi d’achever leur période de référence sur 12 mois le 31 janvier ou le 28 février ? L’obligation est immédiatement applicable ?

Oui, cette disposition s’applique dès cette année. Cette disposition vise l’index 2021 calculé sur les données 2020. Pour le calcul de l’index 2021, vous ne pouvez pas inclure les données de janvier et février 2021. La période de référence de 12 mois pour l’index 2021 peut être à cheval sur 2019 et 2020 ; elle ne peut pas en revanche empiéter sur 2021.

Site internet de l’entreprise

2. Que signifie concrètement “visible et lisible” ? L’index doit-il figurer en page d’accueil du site ?

Cela signifie que l’information soit présentée de façon claire et qu’elle soit facilement accessible sur le site Internet de l’entreprise. A notre sens, cela n’implique pas que les résultats de l’index figurent impérativement sur la page d’accueil du site ; ils doivent en revanche être aisément accessibles à partir de cette page, via un lien par exemple.

3. Si nous faisons partie d’un groupe et que les indicateurs sont publiés sur le site du groupe, doit-on les publier sur notre site internet propre également ?

Oui, vous devez publier l’index sur le site de l’entreprise car l’index est calculé au niveau de l’entreprise.

4. Si l’entreprise n’a pas de site internet, doit-elle également informer les salariés des résultats de chacun des indicateurs ? Ou uniquement la note globale ?

Non, les deux ! Sur le site Internet, doivent figurer « le niveau de résultat et les résultats obtenus pour chaque indicateur ». A défaut de site, précise l’article D. 1142-4 du Code du travail, ces éléments « sont portés à la connaissance des salariés par tout moyen ». Le texte vise bien les deux.

5. Les informations doivent-elles être publiées sur le site internet public de l’entreprise ou sur celui orienté vers les clients ?

Le texte ne le précise pas. Dans son questions réponses, le ministère du Travail précise que « la note pourra être publiée sur son site de présentation, il n’est pas pour autant obligatoire qu’elle figure sur la page d’accueil ». Rapprochez vous de votre Direccte ou service d’inspection du travail.

6. Faudra-il publier chaque indicateur si l’index est incalculable ?

Selon le ministère, « lorsque la note globale de l’Index est incalculable, l’employeur n’est pas assujetti à l’obligation de publication de cette note sur son site internet ». Cela devrait valoir aussi pour chaque indicateur.

Information consultation du CSE

7. En plus d’une information du CSE via la BDES (base de données économiques et sociales), l’entreprise doit-elle également présenter le résultat de l’index dans le cadre d’une réunion du CSE ?

C’est conseillé mais les textes ne l’imposent pas). Vous devez informer le CSE que les éléments de calcul de l’index ont été versés dans la BDES afin que les élus puissent en prendre connaissance et éventuellement interroger l’entreprise lors de la réunion suivante si des questions demeurent. Mais les textes ne vous imposent pas une réunion spécifique sur l’index.

8. Il est possible de réaliser une répartition différente des salariés sous réserve d’avoir recueilli au préalable l’avis du CSE. Faut-il faire cette consultation chaque année, ou une seule fois suffit ?

Il faut le faire chaque année, selon le ministère du Travail.

9. Lorsqu’on regroupe les catégories ouvriers et employés parce qu’elles ont les mêmes coefficients dans la convention collective, est-ce une répartition dérogatoire avec consultation du CSE ou non ?

Non. Si vous vous contentez de regrouper ces deux catégories, la consultation du CSE n’est pas nécessaire selon le ministère du travail.

Sanction

10. Que risque-t-on si nous ne publions pas les notes sur notre site internet ?

Littéralement, la sanction liée à l’index (article L. 1142-10) vise les entreprises qui enregistrent pendant 3 ans un résultat inférieur à 75 points et qui ne prennent pas les mesures pour y remédier.

Néanmoins, selon l’instruction de la DGT du 25 janvier 2019, « en l’absence de publication de ces informations, la pénalité prévue par l’article L. 2242-8 du Code du travail (ce texte vise la sanction en l’absence de négociation ou de plan d’action sur l’égalité hommes femmes) peut être appliquée, et ce dès la première année où le défaut de publication est constaté ».

L’article 244 de la loi de finances pour 2021, qui vise uniquement les entreprises bénéficiant directement des crédits ouverts du plan de relance, prévoit l’application de la pénalité de 1 % prévue en cas d’absence d’accord collectif relatif à l’égalité professionnelle ou de plan d’action, en cas de non-respect de la publication du résultat obtenu à chacun des indicateurs et des objectifs de progression et des mesures de correction et de rattrapage.

UES, unité économique et sociale 

11. Dans une UES reconnue, peut-on exclure les sociétés ayant moins de 50 salariés ?

Selon le ministère du Travail, vous devez prendre en compte les effectifs de toutes les entreprises membres de l’UES (unité économique et sociale), y compris celles qui emploient moins de 50 salariés. La publication sur le site internet en revanche ne concerne que les entreprises de 50 salariés et plus.

Prise en compte des effectifs

12. Un salarié qui passe mandataire en cours d’année est-il inclus dans le calcul ?

Le mandataire n’est pas titulaire d’un contrat de travail. Il est donc par nature exclu du calcul de l’index. Dans votre cas, s’il a conservé plus de 6 mois son statut de salarié, nous aurions tendance à l’inclure dans l’index. Il convient de reconstituer la rémunération qu’il a perçu en tant que salarié sur l’année.

Absences

13. Quels sont les motifs d’absence éligibles à l’exclusion des salariés absents plus de 6 mois ?

La liste n’est pas exhaustive mais on peut retenir comme motif d’exclusion le congé maladie, l’accident du travail, l’accident de trajet, la maladie professionnelle, le congé maternité, le congé sabbatique, les absences injustifiées, le congé sans solde, les périodes d’activité partielle… dès lors que le salarié a été absent sur une durée de plus de 6 mois. Les RTT, les congés payés sont inclus.  Attention, les congés maternité sont pris en compte pour le calcul de l’indicateur « retour de congé maternité » même si la salariée n’a été présente que 2 mois. Par contre, elle ne sera pas prise en compte pour le calcul des moyennes de rémunérations. Si une salariée en congé maternité a été absente moins de 6 mois, elle est comptabilisée pour l’indicateur dédié mais également pour les moyennes de rémunérations. Son salaire est alors reconstitué.

14. Si l’absence est de 6 mois exactement, doit-elle être prise en compte ?

Pour que les salariés soient exclus, il faut qu’ils soient absents plus de la moitié de la période de référence considérée. Dès lors, si votre salarié est présent 6 mois, il n’est pas absent plus de 6 mois.

Rémunération

15. Lorsque l’on a très peu de femmes dans l’entreprise, les éléments de calcul de l’entreprise permettent finalement de donner des salaires individuels…où est la limite RGPD au regard de l’index ?

Pour pallier l’individualisation des salaires, les groupes sont retenus s’il y a plus de 6 salariés (3 hommes et 3 femmes).

16. Les primes d’astreinte doivent-elles être prises en compte ?

Non, les astreintes ne doivent pas être prises en compte car ces primes se rapportent non pas à la personne du salarié ou à ses performances, mais aux contraintes ou caractéristiques liées à son poste de travail

17. Le paiement de jours de CET (compte épargne temps) doit-il être pris en compte dans la rémunération ?

Non, les sommes issues de la monétisation d’un CET ne doivent pas être prises en compte car elles peuvent correspondre à des sommes exclues de l’assiette comme les heures supplémentaires.

18. La rémunération du mandataire social entre-elle dans les calculs ?

Non, les mandataires sont exclus du calcul car ils n’ont pas de contrat de travail.

19. La prime d’ancienneté est exclue de la rémunération pour le calcul de l’indicateur, quid lorsque le coefficient hiérarchique déterminant la rémunération est fonction de l’ancienneté de chaque salarié. Dans une même catégorie, même poste, même âge, la différence de rémunération peut être liée uniquement à une différence d’ancienneté entre les salariés ?

C’est le problème lorsque les minimas conventionnels sont liés à l’ancienneté et que dans votre cas la prime d’ancienneté est incluse en quelque sorte dans le salaire de base. C’est pour cela qu’il est préférable de séparer la notion de prime d’ancienneté. Cette problématique était apparue également dans le dispositif d’exonération des heures supplémentaires. Il conviendrait à notre sens de neutraliser cette augmentation pour une comparaison effective. Nous interrogeons les services du ministère sur le sujet.

20. Si l’an prochain, la DSN (déclaration sociale nominative) calcule l’index, le problème sera présent également car la prime d’ancienneté mais aussi beaucoup de primes exclues ne sont pas référencées en DSN…

Normalement, il faut exclure la prime d’ancienneté de la rémunération.

21. Dans notre société, nous avons 1% d’augmentation en juillet de chaque année liée à l’ancienneté mais le montant est fondu dans le salaire de base ?

Même réponse que précédemment, il faudrait pouvoir isoler cette partie liée à l’ancienneté.

22. Est-ce de ce fait correct de prendre en compte le salaire de base sachant que chez certains il comprend la prime d’ancienneté alors que d’autres salariés n’ont pas de prime d’ancienneté ?

Nous vous confirmons que le salaire de base tel que vous le décrivez ne permet pas une comparaison équitable entre les salariés

23. La rémunération à prendre en compte est-elle obligatoirement la rémunération brute ou le salaire de base ?

Il s’agit bien de la rémunération brute. Néanmoins, si votre rémunération est composée exclusivement de primes exclues du calcul, le salaire de base répond à la définition. Il est en pratique plus simple de partir du salaire de base et d’ajouter les primes à inclure que de partir du brut et déduire les primes exclues. L’idée est de comparer des rémunérations comparables.

24. La prime exceptionnelle de pouvoir d’achat doit-elle être prise en compte ?

Dans la mesure où cette prime n’est pas liée à la personne du salarié, elle ne doit pas à notre avis être prise en compte.

25. Quand on dit qu’il faut intégrer les indemnités de congés payés, ne sont-elles pas déjà intégrées au salaire de base ?

Pas tout à fait car l’indemnisation des congés payés repose sur une double règle, maintien de salaire et la règle du dixième.

Augmentations et promotions

26. Quels sont les critères d’une augmentation dite “collective” ?

Les augmentations collectives sont les augmentations basées sur des critères pouvant englober plusieurs salariés, en application d’un accord collectif d’entreprise.

27. L’augmentation collective peut-elle être prise en compte dans l’indicateur « Ecarts du taux d’augmentation » ?

Non, seules sont visées les augmentations individuelles.

28. Pour les sociétés de 50 à 250 salariés, les changements d’échelon n’ayant pas entraîné d’augmentation de salaire sont-ils considérés comme une augmentation ?

Pour les entreprises de moins de 250 salariés, les promotions et les augmentations individuelles sont prises en compte. Etant donné que la notion de promotion est définie en annexe du décret comme le passage à un niveau de classification ou coefficient supérieur, dans la classification de branche ou dans le système de cotation choisi par l’entreprise, un changement d’échelon peut être reconnu comme une promotion quand bien même il n’y a pas d’augmentation de rémunération.

Maternité, rappel !

NDLR  : Au regard du nombre important de questions générées lors du webinaire sur le thème des augmentations liées au retour des salariées en congé maternité, nous vous proposons, afin de répondre à l’intégralité de vos questions, le rappel réglementaire suivant.

Rappel

L’augmentation des salariées en retour de congé maternité n’est pas une nouveauté de l’index égalité entre les femmes et les hommes mais de la loi n°2006-340  du 23 mars 2006 relative à l’égalité salariale entre les femmes et les hommes.

Pour ne pas pénaliser les salariées dans cette situation qui génère des périodes d’absences et de coupures professionnelles plus ou moins longues, ce texte prévoit un mécanisme de rattrapage salarial au regard des augmentations réalisées pendant leurs congés.

Cette règle s’applique également au congé d’adoption et donc aux hommes.

Modalités pratiques

La rémunération perçue à la suite du congé de maternité ou d’adoption devra être majorée des augmentations générales, ainsi que de la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant la durée du congé par les salariés relevant de la même catégorie professionnelle.

Cette disposition s’applique en l’absence d’accord collectif de branche ou d’entreprise déterminant des garanties d’évolution de la rémunération des salariés au moins aussi favorables que celles mentionnées ci-dessus pendant le congé et à la suite du congé.

La notion de catégorie professionnelle

Elle n’est pas définie par la loi. Néanmoins une circulaire du 19 avril 2007 précise qu’il convient de retenir les salariés relevant du même coefficient dans la classification applicable à l’entreprise pour le même type d’emploi. Il est également possible de retenir le métier si les coefficients contiennent plusieurs métiers. Si cette méthode conduit à ne pas avoir au moins 2 personnes, il faut retenir la classification, à défaut, les catégories socio professionnelles et à défaut la moyenne des augmentations individuelles au niveau de l’entreprise.

Exemple pratique

Il convient de décomposer la rémunération des salariés afin d’isoler les pourcentages d’augmentation à chaque élément de rémunération.

Ainsi dans une entreprise, 10 salariés constituent une catégorie professionnelle.

En janvier, tous perçoivent une augmentation collective. Certains d’entre eux perçoivent également une augmentation individuelle. 

Sur les 10 salariés, seuls 3 bénéficient habituellement d’une prime entrant dans le champ d’application du rattrapage salarial ; l’une de ces salariés est en congé maternité et ne se voit donc pas appliquer l’augmentation de cette prime.

Deux salariées de ce groupe (incluant la salariée bénéficiant habituellement de la prime mentionnée ci-dessus) reviennent de congé maternité en juillet.

SalariéAugmentation collective en %Augmentation individuelle en %Augmentation de la prime en %
Salarié 121Non applicable
Salarié 220Non applicable
Salarié 325Non applicable
Salarié 423Non applicable
Salarié 520Non applicable
Salarié 626Non applicable
Salarié 7202
Salarié 8233
Moyenne22,252,5

Les deux salariées revenant de congé maternité bénéficient donc de l’augmentation collective de 2% et de la moyenne des augmentations individuelles de 2,25%. En sus, la salariée de retour de congé maternité bénéficiant habituellement de la prime perçoit une augmentation de 2,5% uniquement appliquée à cette prime.

Maternité, les questions et les réponses 

29. Une salariée en congé maternité en 2019 puis en congé parental revenue en 09/2020 a eu une augmentation. Entre-t-elle dans le calcul de l’indicateur ?

Oui, c’est à l’issue du congé parental que l’augmentation doit être appliquée dès lors que ce congé n’a pas été entrecoupé d’une période de congés payés.

30. Si une salariée est revenue de congé maternité mais qu’aucune augmentation n’a eu lieu pendant sa période de congé, comment doit-on le faire apparaître dans l’index ?

Dans ce cas, s’il n’y a que cette salariée, l’indicateur n’est pas calculable.  Si les autres indicateurs sont calculables, le nombre de point final est pondéré pour tenir compte de l’absence de calcul sur cet indicateur.

Par exemple, si vous obtenez 67 points. Comme le nombre de point maximum est ramené à 85 au lieu de 100. Le résultat final est égal à : 67 / 85 x 100 = 78,82

31. Est-ce que les congés payés s’apparentent à un retour physique ?

Oui

32. Si la salariée n’a pas obtenu d’augmentation suite à son retour de congés en raison de son ancienneté inférieure à un an, comment le gérer ?

Le texte ne pose pas de condition d’ancienneté. A notre sens, elle doit bénéficier du rattrapage salarial. Attention, s’il s’agit d’une prime d’ancienneté, les primes d’ancienneté ne sont pas incluses dans la rémunération à vérifier car cette augmentation n’est pas liée au poste occupé par la salariée.

33. Et s’il n’y a pas de retour de congé maternité pendant la période de référence ?

Dans ce cas, l’indicateur n’est pas calculable.

34. Pour les retours de congé maternité, l’augmentation accordée doit-elle être égale au minimum à la moyenne des augmentations accordées ?

Pas tout à fait, il s’agit de la moyenne des augmentations de la catégorie de la salariée. Dans cette moyenne, il convient de compter également les salariées qui n’ont pas été augmentées. Vous pouvez vous référer à l’exemple.

35. Si l’augmentation a lieu à la période habituelle d’augmentation avant le congé maternité ?

Normalement et s’il n’y a pas eu d’autre augmentation pendant le congé, l’indicateur n’est pas calculable.

36. Si la salariée est partie en maternité fin janvier, elle a été augmentée début janvier, doit-on l’augmenter à nouveau si d’autres augmentations ont eu lieu pendant le congé ? 

Oui.

37. Si la salariée est en congé maternité suivi de congés payés et quitte l’entreprise, devons-nous l’augmenter si des augmentations ont eu lieu ?

Oui, le fait que la salariée quitte l’entreprise n’est pas un motif d’exclusion.

38. S’il y a augmentation globale mais aussi une augmentation individuelle, et que l’on n’applique que l’augmentation globale pour le retour congé maternité, avons-nous la note maximale ?

Non, vous obtiendrez 0 point car l’obligation légale n’est pas totalement respectée. Nous vous rappelons qui si 10 salariées reviennent de congé maternité et que seulement une n’a pas été augmentée, la note est égale à 0.

39. Le retour d’un congé paternité donne-t-il aussi lieu à augmentation ?

Non, seuls les congés maternité ou d’adoption se voient appliquer cette règle.

40. Si les augmentations individuelles sont accordées en janvier et que notre période de référence pour le calcul de l’index est du 1er janvier au 31 décembre et qu’une salariée revient de maternité en juin, bénéficie-t-elle bien de l’augmentation individuelle ?

Oui dès lors que dans sa catégorie professionnelle des augmentations individuelles ont été attribuées.

41. Si on augmente la salariée pendant son absence maternité et qu’elle revient physiquement dans la période de référence, pouvons-nous la compter ?

Oui, dès lors que l’augmentation se situe pendant la période de référence pour le calcul de l’indicateur.

42. Si la salariée est de retour de congé en octobre et que la période d’augmentation se situe en février, nous pouvons l’augmenter uniquement en octobre ou un effet rétroactif à février est obligatoire ?

Oui, la loi ne prévoit pas d’effet rétroactif.

La rédaction sociale des Editions Législatives